Handreiking basisorder Rijk

Logius Handreiking
Werkversie

Deze versie:
https://logius-standaarden.github.io/ep-basisorder-rijk/
Laatst gepubliceerde versie:
https://gitdocumentatie.logius.nl/publicatie/ep/basisorder-rijk/
Laatste werkversie:
https://logius-standaarden.github.io/ep-basisorder-rijk/
Redacteurs:
HR (Logius)
MvB (Logius)
Auteur:
Logius Standaarden - team e-procurement (Logius)
Doe mee:
GitHub Logius-standaarden/ep-basisorder-rijk
Dien een melding in
Revisiehistorie
Pull requests

Samenvatting

Deze handreiking is geschreven om leveranciers van de Rijksoverheid een richtlijn te geven over de set ordergegevens die door de Rijksoverheid opgenomen worden in een elektronische order (e-order). Door deze richtlijn te volgen kunnen e-orders van de Rijksoverheid eenduidig (geautomatiseerd) worden verwerkt.

Status van dit document

Dit is een werkversie die op elk moment kan worden gewijzigd, verwijderd of vervangen door andere documenten. Het is geen door het Technisch Overleg goedgekeurde consultatieversie.

1. Handreiking basisorder Rijk

Voor leveranciers van de Rijksoverheid die e-orders ontvangen.

1.1 Wat is de handreiking basisorder Rijk?

De handreiking basisorder Rijk beschrijft welke ordergegevens door de Rijksoverheid minimaal worden opgenomen in een e-order. Voor circa 90% van de orders van de Rijksoverheid zijn de ordergegevens die beschreven zijn in de handreiking basisorder Rijk van toepassing; in overige voorkomende gevallen kan het voorkomen dat er tussen departement of dienst aparte nadere afspraken worden gemaakt met de leverancier.

1.2 Opmaken basisorder Rijk

In het overzicht in de onderstaande tabel vindt u alle ordergegevens die op een basisorder van het Rijk vermeld worden. De basisorder Rijk is gebaseerd op de Peppol BIS standaard voor Ordering 3.2. Het omvat alle verplichte velden en de Rijksbreed gebruikte optionele velden.

Laat u goed informeren door uw klant (de overheidsorganisatie) over het verder gebruik van het inkoopordernummer en indien van toepassing het contractnummer en/of de offertereferentie. Bijlagen kunnen worden toegevoegd als binair Base64 gecodeerd object. De totale bestandsgrootte van het order bericht (inclusief eventuele bijlagen) mag niet groter zijn dan 20 MB

2. Overzicht verplichte en optionele elementen voor de basisorder Rijk

Gegevens op hoofdniveau Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
1.1 Inkoopordernummer Ja 1122334455
1.2 Orderdatum Ja 2022-11-07
1.3 Orderomschrijving Nee Order voorbeeld 1 Wordt gevuld indien aanwezig
1.4 Valuta Ja EUR
1.5 Contractnummer / referentie Nee 410023124 Wordt gevuld indien aanwezig
1.6 Offertereferentie Nee 310001201 Wordt gevuld indien aanwezig

Gegevens klantpartij Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
2.1 Naam Ja Logius
2.2 OIN Ja 00000004003214345001
2.3 Adres Nee Postbus 96810 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
2.4 Postcode Nee 2509 JE
2.5 Plaats Nee Den Haag
2.6 Land Ja NL Tweeletterige landcode
2.7 Contactpersoon Nee jan@rijksoverheid.nl
2.8 Postadres - Adres Nee Princenhof 1 Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.9 Postadres - Postcode Nee 2844 NG Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.10 Postadres - Plaats Nee Den Haag Gevuld indien afwijkend van adres Klantpartij
2.11 Postadres - Land Ja NL Tweeletterige landcode

Gegevens leverancierpartij Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
3.1 Naam Ja Leverancier B.V.
3.2 Identificatie Ja 60451258 Standaard KvK nummer, optioneel vestigingsnummer of BTW
3.3 Adres Nee Appelhof 1 Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
3.4 Postcode Nee 4321 AA
3.5 Plaats Nee Den Haag
3.6 Land Ja NL Tweeletterige landcode
3.7 Contactpersoon Nee henk@leverancierbv.nl

Aflevergegevens Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
4.1 Naam Nee Ministerie ABC, loc X Gevuld indien afwijkend van factuuradres Klantpartij
4.2 Adres Ja Buitenhof 16a Straat en huisnummer dienen te worden samengevoegd in XML
4.3 Postcode Nee 4321 KL
4.4 Plaats Nee Den Haag
4.5 Land Ja NL Tweeletterige landcode
4.6 Gewenste leverdatum Nee 2022-11-14

Totalen Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
5.1 Onderbedrag inclusief BTW Nee 242.00
5.2 Onderbedrag exclusief BTW Nee 200.00
5.3 Totaal BTW Nee 42.00

Orderregels Verplicht Voorbeeldvulling Opmerkingen
6.1 Orderregelnummer Ja 1
6.2 Orderregelomschrijving Nee Kantoorinrichting
6.3 Aantal Ja 5
6.4 Artikelnaam Ja Verstelbaar bureau
6.5 Stuksprijs Ja 200.00 Exclusief BTW
6.6 BTW percentage Nee 21 Dit kan de waarde 0, 9 of 21 zijn
6.6 Factuurregelbedrag ex BTW Ja 1000.00